Поиск документов

Номенклатура дел структурного подразделения

zeta

Номенклатура необходима на любом предприятии, где есть архив. Данный документ используется для систематизации всех дел, которые в нем находятся. В традиционном значении это документ, определяющий состав дел, имеющихся в различных отделах и структурных подразделениях организации.

Дата создания номенклатуры – конец каждого календарного года, начало действия документа – начало каждого последующего календарного года. Срок хранения регламентирован законодательно – не менее 3 лет (Приказ подписан в 2010 году).

Сводная номенклатура состоит из большого количества индивидуальных номенклатур отдельных структурных подразделений. Если некоторые подразделения отсутствуют, группы документов называют условно, например, «Кадры», «Бухгалтерия» и проч.

Правила оформления и хранения документа

Образец номенклатуры дел структурного подразделения содержит табличную часть, включающую несколько граф.

  • Первая содержит индексы, вторая – заголовки и описания содержания документов, третья – количество частей (третья графа заполняется по окончании каждого календарного года). Каждая папка при этом содержит не более 250 листов – если их больше, оформляется новая папка.
  • Четвертая графа включает сведения о сроках хранения документации в соответствии с ведомственными, типовыми перечнями или решением экспертной комиссии архивного учреждения.
  • В пятой графе, именуемой примечанием, прописываются сведения о переходящих или уничтожаемых делах.

В конце каждого года в выписке номенклатуры дел делается итоговая запись, информирующая о количестве дел внутри каждого из подразделений. Проект номенклатуры подписывается руководителем предприятия и согласовывается с членами экспертной комиссии по документационному обеспечению, если она создана.

Документ размножается и хранится в нескольких экземплярах, основной из которых находится в отделе кадров или в отделе службы делопроизводства. Для получения номенклатуры всеми структурными подразделениями предприятия оформляются специальные выписки.

Номенклатура дел структурного подразделения
 

Поиск документов

Другие документы